O que todos sabemos é que o processo de fechamento de caixa consiste na conferência da movimentação de uma importante conta contábil de grandes redes varejistas: O caixa!
O que às vezes esquecemos, é que um caixa que emite notas fiscais também precisa checar os recebíveis gerados no dia, aumentando pra 2 contas contábeis a serem conferidas: O Contas a Receber!
Apesar de simples, no Movere, essa etapa de todo final de dia de um operador de caixa pode necessitar da utilização de algumas rotinas. Então vamos lá:
A conciliação de todo dia de trabalho do colaborador que cuida do caixa e emite notas fiscais se inicia na emissão do relatório [R111]. Nessa fase o objetivo é conferir o que entrou, o que saiu e os saldos especificamente em dinheiro e cheques.
Importante: Vale lembrar que essas movimentações podem ou não ser oriundas de vendas. Por exemplo, o recebimento de um cliente devedor, ou seja, a venda ocorreu no passado contudo o dinheiro está entrando no dia atual.
Caso hajam divergências em vendas ocorridas no mesmo dia o ideal é cancelar a nota fiscal e reemitir da forma correta.
Por exemplo: Uma venda à vista no dinheiro, foi emitida de forma incorreta em boleto ou cartão. Ou vice e versa.
Caso você não saiba o procedimento para cancelamento de notas fiscais, leia as bases de conhecimento descritas abaixo:
Cancelamento Normal:
https://meajuda.moveresoftware.com/a/solutions/articles/27000036467
Cancelamento Extemporâneo:
https://meajuda.moveresoftware.com/a/solutions/articles/27000032340
Há também a possibilidade de só ser possível o cancelamento extemporâneo (vide base de conhecimento descrita acima), que incorre custos. Se a direção da empresa preferir não cancelar notas fiscais por esse motivo, terá que corrigir o recebível para que o caixa fique correto.
1. Se a venda foi emitida com vencimento futuro (A receber) quando na verdade foi em dinheiro, é só realizar a baixa do recebível na [R657]. Caso não saiba realizar a baixa, favor ler a base de conhecimento descrita abaixo:
https://meajuda.moveresoftware.com/a/solutions/articles/27000061176
2. Se a venda foi emitida à vista (Em dinheiro), quando na verdade era com vencimento futuro, terá que excluir a baixa na [R657] e depois trocar o título na [R324]. Caso não saiba realizar um dos dois procedimentos, favor ler as bases de conhecimento descritas abaixo:
a. Exclusão da Baixa:
https://meajuda.moveresoftware.com/a/solutions/articles/27000061300
b. Troca de Títulos a Receber:
https://meajuda.moveresoftware.com/a/solutions/articles/27000055568
Muitas vezes há despesas a serem lançadas no caixa. Aquelas pequenas despesas pagas com o dinheiro do caixa da loja. Caso não tenha lançado anteriormente terá que fazê-lo para que as saídas e saldo do caixa fiquem corretos. Um exemplo desse tipo de despesa é pequenos materiais de escritório ou até mesmo combustível do carro da empresa.
Esses numerários, de pequenos valores, muitas vezes comprovados com cupom fiscal devem ser lançados na [R254]. Essa rotina foi criada para facilitar esse tipo de lançamento. No instante que é lançado o sistema já gera o contas a pagar e ao mesmo tempo dá a baixa no título evitando passar por esse processo. É necessário lançar todas essas despesas do dia.
Caso não saiba realizar esse lançamento, favor ler a base de conhecimento descrita abaixo:
[R254] - Lançamento de Despesas
Muitas rede varejistas também lidam diariamente com um Caixa Central. Nada mais é do que um caixa centralizador que recebe o dinheiro de todas as lojas, para depois desse processo, realizar o depósito do dinheiro no banco ou gerenciar o dinheiro em um cofre. Caso a sua empresa trabalhe dessa forma será necessário que você realize uma transferência de dinheiro para o caixa central. Esse dinheiro é chamado de sangria do caixa, em que algum superior do setor financeiro do grupo "sangra" retira do seu caixa o dinheiro mantendo em caixa o troco, com o valor habitual.
Outro cenário que é utilizado esse procedimento é quando o dinheiro que está no caixa é depositado na conta do banco. Sabemos que tanto a conta do banco, quanto a conta do caixa é chamada de conta financeira no Movere. Portanto nesse tipo de cenário é necessário realizar a transferência do dinheiro da conta do caixa para a conta do banco. Esses tipos de lançamentos também são feitos na [R254]. Caso não saiba realizar a transferência, favor ler a base de conhecimento descrita abaixo:
https://meajuda.moveresoftware.com/a/solutions/articles/27000061304
Similar ao descrito acima, existe também a movimentação de cheques no Movere. Suponha que você recebeu cheques durante o dia e precise enviar para o caixa central ou depositar. Para tais questões temos a [R238] Remessa de Cheques.
Caso não saiba realizar as remessas de cheques, favor ler a base de conhecimento descrita abaixo:
https://meajuda.moveresoftware.com/a/solutions/articles/27000032827
Finalizado esses procedimentos é notório que os saldos em dinheiro e cheques no relatório [R111] estão corretos. Sugerimos que emita esse relatório e confira até os saldos, entradas e saídas baterem.
O segundo e último relatório de suma importância para finalizar o dia é o [R231]. Agora já para conferir as vendas a prazo com vencimento futuro ele é ideal para checar os recebíveis em cartão de crédito, boletos, carteira e transferências futuras. Nessa parte observe que o Movere tem dois filtros para melhor registros dessas informações: Condição de Pagamento de Venda e Portador. Nesse relatório devemos ter um olhar mais detalhada para esses campos.
Condição de Pagamento: Cartão de Crédito, Portador: Visa - Condição de Pagamento: Boleto, Portador: Santander - Condição de Pagamento: Cartão de Crédito, Portador: MasterCard, são alguns exemplos do que vai ser apresentado nesse relatório. Quaisquer divergências nessas informações será necessária correção, que comumente é feita na [R324] Troca de Títulos a Receber, que nada mais é, do que a substituição de "n" títulos por outros "n" títulos alterando as informações cadastrais dos mesmos. Caso não saiba realizar a troca de títulos a receber, leia a base de conhecimento descrita abaixo:
https://meajuda.moveresoftware.com/a/solutions/articles/27000055568
Obs.: Esse conferência é sugerida por nós, pegando mesmo nas mãos, as "papeletas" de cartões de crédito e ticando venda e venda. É claro que para aumentar a confiabilidade de tudo podemos conferir também o total por portador, apresentado pelo relatório. Lembre-se de algo muito importante: As vendas em dinheiro também aparecerão aqui, contudo elas já foram conferidas no [R111].
Por fim, após conferências dos dois relatórios: [R111] e [R231] devemos encerrar o caixa (conta financeira).
Esse simples processo é feito na [R266]. Caso não saiba realizá-lo, favor ler a base de conhecimento descrita abaixo:
https://meajuda.moveresoftware.com/a/solutions/articles/27000061276